はじめての予実管理｜初月の締め作業と差異分析5ステップ

2026年3月24日与謝秀作

初めて予実管理を担当する月は、収集、照合、差異計算、原因確認、行動決定の5つに分けて進めます。数字を早く埋めることより、対象月と費用の根拠をそろえ、未確定を区別することが重要です。

最初に承認済みの予算表、対象月の費用資料、担当一覧を集めます。計上月、税込・税抜、通貨、未請求費用の扱いは管理・財務担当と確認します。以下は税抜の架空例です。

ステップ1：対象月の資料を集める

媒体の利用明細、請求書、発注・契約、納品・検収、社内配賦の根拠を集めます。請求書がまだ来ていない項目は、空欄や未確定として一覧に残します。支払日だけで対象月を決めないようにしてください。

例では、制作費は請求書16万円に加え、納品・検収済みで未請求の4万円があります。契約と検収を照合し、財務確認後に当月20万円として計上する方針とします。方針が異なる場合はそのルールに従い、未確定額と区別します。

ツール費は同じ5万円の請求書を2回取り込んでいました。請求番号や契約・対象月を照合して重複を修正します。修正前10万円と修正後5万円の履歴を残し、元資料を消してつじつまを合わせないことが大切です。

費目	予算	確認後の実績	実績−予算	消化率
広告	300,000円	330,000円	＋30,000円	110%
制作	200,000円	200,000円	0円	100%
ツール	50,000円	50,000円	0円	100%
イベント	0円	20,000円	＋20,000円	算出不可
合計	550,000円	600,000円	＋50,000円	約109.1%

費用差異＝実績−予算、消化率＝実績÷予算です。予算ゼロのイベントは割り算できないため「算出不可」とします。イベントの未計画支出は、金額と承認状況で確認します。合計の消化率は60万÷55万で計算し、各行の率を平均しません。

広告の＋3万円は、単価上昇か配信量の増加か、予算変更の反映漏れかを確認します。結果だけから「無駄遣い」と判断しません。イベント2万円も、必要な追加施策なのか、前月に属する費用なのか、事前承認があったかを確認します。

期限は設計例です。自社の稼働と締めに合わせて決めてください。未請求費用が後日請求されたとき、すでに計上した4万円を新たな費用として再計上しないよう照合します。

未確定をゼロで埋める、支払月と費用対象月を混ぜる、代理店請求と媒体利用額を二重に足す、承認予算を実績に合わせて上書きする、といった失敗があります。原予算を保全し、暫定版と確定版、修正理由を分けます。

最初の月の完了条件は、すべての数字に根拠または未確定の理由があり、大きな差異に次の行動が付いていることです。継続運用の責任分担やツールの選び方は予実管理の運用ガイドで整理しています。

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