やることリストの作り方｜終わらないリストを終わるリストに変える
「やることリストを書いたのに、いつまでたっても項目が減らない」「毎日書き直しているうちに、リストを見るのが嫌になった」。やることリストが終わらないのは、意志の弱さよりも、リストの作り方に原因があることがほとんどです。この記事では、やることリストが終わらなくなる原因と、終わるリストに変えるための作り方の手順、書き方の例、続けるためのコツを初心者向けに解説します。
やることリストが終わらない5つの原因
まずは、なぜリストが終わらないのかを知っておきましょう。原因が分かれば、直すべきところも見えてきます。
- 1日にできる量より多く書いている：思いつくままに書くと、1日では終わらない量がそのまま「今日のリスト」になります。終わらない前提のリストでは、毎日「できなかった」が残ります
- 1行が大きすぎる：「企画書を作る」「引っ越しの準備」のように、何時間も何日もかかる仕事を1行にすると、手をつけにくく、いつまでも消せません
- 終わりの状態が決まっていない：「資料を見直す」だけでは、どこまでやれば完了なのか分かりません。完了の基準がない項目は、ずっと「やりかけ」のまま残ります
- 「いつかやりたいこと」が混ざっている：「英語の勉強をする」「部屋を片づける」など、期限のない願望が今日の用事と同じ場所に並ぶと、リストはいつまでも空になりません
- 見直す時間がない：書いたまま放置すると、もう必要のない項目や状況が変わった項目が残り続け、本当にやるべきことが埋もれてしまいます
終わるやることリストの作り方：6つの手順
次の手順で作ると、「書き出したものを全部やる」リストから「今日やり切れる」リストに変わります。
- やることをすべて書き出す：まずは頭の中にあることを、大小を気にせず1件1行で書き出します。この段階ではまだ「今日のリスト」ではなく、材料集めだと考えてください
- 「今日」「今週」「いつか」の3つに分ける：書き出した項目を、今日やるもの、今週中にやるもの、期限のない「いつかやるもの」に振り分けます。今日のリストに載せるのは「今日」に分けたものだけです
- 大きな項目は「最初の一歩」に分ける：1回の作業で終わらない項目は、最初にやる具体的な行動まで小さくします。「企画書を作る」なら「企画書の目次案を書く」が今日の1行になります
- 完了条件を書き足す：「何がどうなったら終わりか」を短く添えます。「資料を見直す」は「営業資料の数字を先月分に差し替える」とすれば、終わったかどうかが一目で分かります
- 今日のリストは件数を絞る：目安は、これまで1日に実際に終えられた件数です。会議や外出の予定が多い日は、さらに減らします。全部消せる量にしておくことが「終わるリスト」の条件です
- 1日の終わりに残りを仕分ける：残った項目は、「明日に回す」「もっと小さく分け直す」「やめる」のどれかに決めます。何となく翌日に書き写すことを繰り返さないのがポイントです
書き方のビフォー・アフター
同じ用事でも、書き方を変えるだけで手のつけやすさと終わりやすさが変わります。
- 大きすぎる項目：「企画書を作る」→「企画書の目次案を書く（見出し5つまで）」
- 終わりが曖昧な項目：「資料を見直す」→「営業資料の3〜5ページの数字を先月分に差し替える」
- 願望が混ざった項目：「英語の勉強をする」→「いつかやる」リストへ移し、今日のリストには「単語アプリを1レッスン進める」と書く
- 相手待ちの項目：「〇〇さんの返事」→「〇〇さんに見積もりの回答期限を確認するメールを送る」
どの例も、「動詞で終わる」「見れば何をするか分かる」「終わったかどうか判断できる」の3点がそろっています。書くときに少し具体的にしておくだけで、リストを見るたびに考え直す手間が減ります。
終わるリストを続けるためのコツ
- リストを作る時間を決める：朝の始業前や前日の終業時など、リストを作る5分を毎日同じタイミングで確保します
- 予定表と並べて見る：会議や移動の時間を差し引いて、実際に作業に使える時間から今日の件数を決めます
- 割り込みはすぐにリストに追加する：急に頼まれた用事は、まず書き留めてから、今日やるべきかどうかを判断します。頭で覚えておこうとしないことが大切です
- 週に1回「いつか」のリストを見直す：今週やるものに移すか、もうやらないと決めて消すかを判断します。見直さないと「いつか」のリストが、もう1つの終わらないリストになってしまいます
- 残った項目で自分を責めない：全部終わらなかった日は、自分を責めるより「なぜ残ったか」を見ます。量が多かったのか、項目が大きかったのかが分かれば、翌日のリストの作り方に反映できます
それでも終わらないときの見直しポイント
手順どおりに作っても、同じ項目が何日も残り続けることがあります。そのときは、次の点を確認してみましょう。
- まだ大きすぎないか：最初の一歩に分けたつもりでも、実際には迷う部分が残っていることがあります。さらに小さく分けられないか見直します
- 自分ひとりで終わらせられる項目か：他の人の確認や判断が必要な項目は、自分がどれだけ頑張っても終わりません。「誰に何を確認するか」を1行にします
- 本当に自分がやるべきか：何週間も手をつけていない項目は、人に頼む、やめる、といった選択肢も含めて考え直します
また、期限や関係者のある仕事が増えてくると、個人のやることリストだけでは管理しきれなくなります。その場合は、期限・担当・完了条件を持たせたタスクリストやタスク管理の仕組みとの使い分けを検討しましょう。マーケティング施策のように、スケジュールだけでなく予算や成果もあわせて管理する必要がある場合、Xtrategyでは施策のスケジュールと予算・KPIを同一画面で管理できます。
まとめ
- やることリストが終わらない原因は、量が多すぎる、1行が大きすぎる、終わりが決まっていない、願望が混ざっている、見直していない、のいずれかであることが多い
- 書き出した後に「今日」「今週」「いつか」に分け、今日のリストだけを作る
- 大きな項目は最初の一歩に分け、完了条件を書き足す
- 今日の件数は、実際に終えられた量を目安に絞る
- 1日の終わりに残りを「明日へ」「分け直す」「やめる」に仕分け、週に1回「いつか」のリストを見直す