スケジューリングとは？計画倒れしない立て方の手順
作ったときは完璧に見えたスケジュールが、2週間後には誰も見なくなっている。計画倒れは、意志が弱いから起きるのではありません。立て方の段階で、崩れることが確定しているだけです。この記事では、スケジューリングとは何を決める作業なのか、計画が倒れる4つの原因、そして崩れにくいスケジュールの立て方を手順で解説します。
スケジューリングとは｜順序と日付を決めて実行可能にする作業
スケジューリングとは、やるべきことに順序と日付を割り当て、実行できる形に落とす作業です。予定表を埋めることではありません。埋まっているだけの予定表なら、誰でも作れます。
判定基準はひとつです。「この通りに進めば終わる」と自分が信じられるか。信じられないのに提出しているスケジュールは、計画ではなく願望です。この記事で扱うのは、願望を計画に変える手続きです。
計画が倒れる4つの原因
手順の前に、なぜ倒れるのかを押さえておきます。原因が分かっていないまま手順をなぞっても、同じことが起きるからです。
1. 見積もりが楽観的になっている
人は自分の作業時間を短く見積もります。しかも、過去に何度も超過していても、次の見積もりはやはり楽観的になります。前回の超過は例外だったと解釈されるからです。
意識で直せるものではないので、仕組みで対処します。自分の感覚ではなく、過去の実績から見積もる。似た作業が前回何日かかったかを調べて、その数字を出発点にするだけで精度は上がります。実績を次の見積もりに返す手順は工数管理にまとめています。
2. 他人の時間を織り込んでいない
自分の作業日数だけを積んだスケジュールは、必ず延びます。レビューに出してから戻ってくるまでの日数、承認の待ち時間、外部パートナーの営業日。これらは自分の都合では動かせません。
目安として、社内のレビューは中1〜2営業日、社外の確認は中3〜5営業日を見ておきます。この待ちは作業ではないので工数には含めませんが、日程には確実に乗ります。工数と期間を分けて考えるのが、ここでのポイントです。
3. 未確定のことを確定として置いている
見落とされがちですが、影響は最も大きい原因です。使うツールが決まっていない、予算の承認が降りていない、担当者が確定していない。この状態で先の日程を引くと、未決事項が決まった日から後ろに全体がスライドします。
対策は、未確定のものをタスクとして並べないことです。代わりに「いつまでに決めるか」を期限付きで課題管理表に載せ、その決定日を起点にして後続の日程を組みます。確定しているものとしていないものを混ぜないだけで、スケジュールの寿命は大きく伸びます。
4. 余裕をタスクごとに分散させている
各タスクに少しずつ余裕を持たせると、その余裕は必ず使い切られます。期限が3日あれば作業は3日かかる、ということが普通に起きます。結果として、全体では余裕を取っていたはずなのに、どこにも余裕がない状態になります。
崩れないスケジュールの立て方｜6ステップ
STEP1：やることを先に全部出す
日付を入れる前に、タスクを洗い出します。順番を逆にすると、思いついた作業だけが並んだスケジュールになり、抜けていた作業があとから割り込んで全体を押し出します。洗い出しの手順と粒度の基準はWBSの作り方を参照してください。ここで、確認してもらう作業と直す作業を忘れずに入れておきます。
STEP2：所要時間を見積もり、稼働率で割る
各タスクの工数を人日で置きます。そのうえで、合計工数をそのまま営業日数にしないことが重要です。1日8時間を丸々この作業に使える人はいないので、実稼働率70〜80%で割って日数に変換します。
STEP3：依存関係で順序を決める
「これが終わらないと始められない」関係を整理して、着手できる日から順に並べていきます。この段階では納期を見ないでください。納期から逆算して埋めると、机上では収まるが実行不可能な計画ができ上がります。依存関係を図で押さえる方法はガントチャートの作り方にまとめています。
STEP4：動かせない日と突き合わせる
ここで初めて納期を見ます。積み上げた結果が納期に収まらなければ、この段階で判断します。選択肢は3つしかありません。範囲を削る、人を増やす、期日を交渉する。「なんとか間に合わせる」で提出すると、その時点で計画倒れが確定します。
STEP5：節目を置く
承認や引き渡しなど、後戻りできなくなる地点に節目を置きます。タスクの進捗を毎日追わなくても、節目だけ確認していれば軌道のずれに気づけます。置き方の基準はマイルストーンの設定方法をご覧ください。
STEP6：余裕を末尾にまとめる
原因4で触れたとおり、余裕はタスクごとに持たせず、工程の末尾にまとめて置きます。全体の10〜20%が目安です。まとめて見えていれば、使わなかったときに前倒しできますし、使ったときには「どこで何日使ったか」が記録として残ります。
粒度を期間で変える｜遠い先を細かく書かない
計画倒れの遠因になりやすいのが、先の先まで日単位で書いてしまうことです。3ヶ月先の作業を日単位で決めても、その通りにはなりません。そして一度大きくずれると、修正量が多すぎて誰も直さなくなります。
確度に応じて粒度を変えてください。
- 直近2週間：日単位。担当者と開始日・終了日を確定させる
- 1〜3ヶ月先：週単位。「第3週にデザイン確定」程度の解像度で十分
- 3ヶ月以降：月単位。節目と大きなフェーズだけを置く
そして、週に一度や月に一度、先の分を細かくしていきます。最初に全期間を細かく作り込むのではなく、近づいてから確定させる。この進め方なら、先の予定が変わっても作り直しの量が小さく済みます。年間単位での施策配置についてはマーケティングカレンダーの作り方も参考になります。
立てたあとにやること
直すタイミングを先に決める
スケジュールが放置される最大の原因は、更新のタイミングが決まっていないことです。作ったその日に、いつ見直すかを決めてください。週次定例の冒頭10分、といった形で十分です。「変更があれば都度」は、実質的に「更新しない」と同じです。
崩れ始めのサインを決めておく
全体が崩れてから気づくと手遅れになるので、先行する兆候を決めておきます。開始日を過ぎても未着手のタスクが2件以上ある、レビュー待ちが3日以上滞留している、同じタスクの期日を2回変更した。このうちどれかが出たら、その時点で後続を見直します。
遅れが出たら、頑張らないで決める
間に合わないと分かった時点で取れる手は、3つだけです。期日を動かす、範囲を削る、資源を足す。どれを選ぶかをその場で決め、後続への影響とセットで共有します。判断の仕方はマイルストーンの記事で詳しく解説しています。
自分のカレンダーの中だけにあるスケジュール
個人で完結する作業なら、自分のカレンダーに入れておけば十分です。ただし複数人が関わる瞬間から、この方式は機能しなくなります。自分の予定は見えても、相手がいつ手をつけられるかは見えないからです。共有の一覧に落とす方法はタスク管理表の作り方をご覧ください。
さらに、施策が複数並行して予算や成果と紐づいてくると、スケジュール単体の管理では追いつかなくなります。Xtrategyでは、施策のスケジュールと予算・KPIを同一画面で管理し、複数の施策を横断して進捗を確認できます。施策単位の管理についてはマーケティングキャンペーン管理テンプレートも併せてご覧ください。
まとめ
- スケジューリングは予定を埋める作業ではなく、実行できる形にする作業
- 倒れる原因は4つ。楽観的な見積もり、他人の時間の未考慮、未確定の日付化、余裕の分散
- 順序は「洗い出し→見積もり→順序→納期と突合→節目→余裕」。納期を見るのは4番目
- 工数をそのまま日数にしない。稼働率70〜80%で割って変換する
- 粒度は期間で変える。直近2週間は日単位、1〜3ヶ月は週単位、以降は月単位
- 作った日に、いつ見直すかと崩れ始めのサインを決めておく
崩れないスケジュールは、崩れないように組むものではなく、崩れたときに直せるように組んだものです。最初から完璧を狙わず、直す前提で作ってください。